Publié le 27/04/2023

La saisie des demandes de licence pour la saison en cours prenant fin le 30 avril et la nouvelle saison approchant à grand pas, nous vous invitons à anticiper le renouvellement des photos de vos licenciés. Quelques rappels pour bien débuter la nouvelle saison.

Depuis le début du mois d’avril, vous pouvez d’ores et déjà réactualiser les photos qui ne sont plus valides. Cela vous permettra de gagner du temps et vous évitera que cette pièce soit demandée lors des renouvellements des licences. ATTENTION, la numérisation des photos dans Footclubs est obligatoire, sinon la demande de licence sera refusée.

Quand un licencié renouvelle sa licence, si sa photo doit être mise à jour, elle lui sera demandée lors de l’étape dématérialisée intitulée « Pièces justificatives ». De même dans le cas d’une nouvelle demande.

Lorsqu’une photo n’est plus valide, elle est alors indiquée comme « invalide » sur Footclubs. Vous pouvez alors demander aux licencié(e)s concerné(e)s d’envoyer une photo d’identité récente ou de prendre une photo soi-même en mode portait à l’aide d’un téléphone.

Une fois les nouvelles photos reçues, il vous suffit de les transférer via Footclubs. Pour ce faire, dans le menu « Licences », cliquez sur la fiche de la personne dont la photo est signalée d’un cadre rouge, puis cliquez sur « Nouvelle photo ». Recherchez la photo sur votre ordinateur en cliquant sur « Parcourir » et validez. Fermez ensuite la fenêtre. La nouvelle photo prendra la place de l’ancienne.

>> Retrouvez ici le tutoriel de la FFF <<

BON A SAVOIR

Une photo est valable 5 saisons pour un(e) licencié(e) majeur(e) et 2 saisons pour un(e) licencié(e) mineur(e).

Il est aussi possible de télécharger la liste des licencié(e)s possédant des photos invalides sur Footclubs pour, par exemple, la poster directement au sein de vos groupes Facebook et conversations Messenger afin de les en informer.

Comment récupérer la liste des licenciés sur Footclubs :

1. « Menu »
2. « Licences »
3. « Éditions/extractions »
4. « Éditions licenciés »
5. Cocher « Extraction MS Excel »
6. Dans « Sortie et tri » en bas, sélectionner les informations voulues avec « Défaut appliqué » et choisir « Statut photo » et « Date mise en ligne photo » avec « Nom, Prénom »

Une fois la manœuvre validée, vous obtenez un fichier Excel rassemblant par licencié les statuts valides ou invalides des photos. Dans Excel, vous pouvez trier les statuts en sélectionnant la colonne correspondante et en cliquant sur « Trier et filtrer » puis « Filtrer ». Une flèche apparaîtra alors à côté du titre « Statut photo » de la colonne et vous pourrez sélectionner « Valide » ou « Invalide » pour avoir un aperçu rapide des licencié(e)s qui devront renvoyer une photo d’identité à jour.

MOTIFS DE REFUS ET LEURS EXPLICATIONS

• Fichier corrompu ou incomplet = problème informatique lors de l’envoi ou la réception de la pièce,
• Cadrage du visage ou sens incorrect = le visage est incomplet, la photo coupée ou à l’envers,
• Doit être en couleurs = la photo envoyée est en noir et blanc,
• La tête doit être nue, le visage dégagé, les yeux visibles et ouverts = pas de couvre-chef ou de lunettes de soleil,
• Le visage doit être neutre, face à l’objectif, la tête droite = pas de contre-plongée, regard vers l’objectif, pas de filtre,
• Ne correspond pas à la personne = erreur de personne,
• Ne correspond pas à une photo d’identité = pas de photo en vacances, au restaurant, en soirée, …
• Pas suffisamment récente = la photo est la même que celle précédemment fournie et doit être mise à jour,
• Qualité insuffisante ou floue = la photo ne permet pas d’identifier correctement la personne,
• Surexposée ou pas assez exposée = la photo est trop sombre ou trop claire,
• Trop petite à l’affichage = la photo apparaît très petite et ne permet pas d’identifier correctement la personne (par exemple : la photo a été scannée sur un format A4, la grande partie de l’image transférée est donc une feuille blanche et la photo n’apparaît qu’en petit dans un coin de l’image).

Pour éviter les refus, la photo doit respecter les conditions suivantes :

• Sur la photo, le visage doit notamment être dégagé (pas de lunettes de soleil, pas de couvre-chef) et cadré (ne pas couper une partie de la tête),
• La photo doit être en format portrait et récente, elle ne doit donc pas être la même que celle fournie précédemment,
• L’image doit être suffisamment nette et claire,
• Fond uni de préférence,
• Photo mise dans le bon sens.

PRÉCISION : Il n’est pas nécessaire que la photo soit une photo officielle d’identité, elle peut être prise par le licencié lui-même (ou un proche) avec un téléphone, tant qu’elle respecte les critères mentionnés ci-dessus.

Pour toute question relative à la procédure, contactez-nous par e-mail : licences@lgef.fff.fr ou informatique@lgef.fff.fr.